Buchhaltung digitalisieren: Warum es sich lohnt und wie DATEV Unternehmen Online hilft

Buch­hal­tung digi­ta­li­sie­ren für Selb­stän­di­ge, Frei­be­ruf­ler sowie klei­ne Unter­neh­men (KMU) – ist mitt­ler­wei­le ein immer wie­der­keh­ren­des The­ma. Es gibt zahl­rei­che Apps und Tools, um die Buch­hal­tung effi­zi­ent zu gestal­ten, dar­un­ter Lösun­gen wie Sev­Desk, WISO Buch­hal­tungs­soft­ware, LexOf­fice und papierkram.de. Doch wel­che Lösung ist die rich­ti­ge?

Unser unter­neh­me­ri­scher Ansatz ist ein­fach: Kon­zen­tra­ti­on auf das Kern­ge­schäft. Dies emp­feh­len wir auch unse­ren Kun­den. Nut­zen Sie Ihre Zeit und Res­sour­cen für die Din­ge, die Ihr Busi­ness tat­säch­lich vor­an­brin­gen und Umsatz gene­rie­ren. Dele­gie­ren oder out­sour­cen Sie alles, was nicht dazu bei­trägt. Dazu gehört auch, sofern Sie kein Steu­er­be­ra­ter oder Buch­hal­ter sind: Mini­mie­ren Sie den Zeit­auf­wand für Ihre Buch­hal­tung.

Eini­ge mögen ein­wen­den, dass die Buch­hal­tung ein sen­si­bler Bereich ist – das sehen wir genau­so. Des­halb kom­men für uns anony­me Ser­vices wie z. B. das Kon­to bei Kon­tist nicht in Fra­ge. Wir las­sen unse­re Buch­hal­tung von einem Steu­er­be­ra­ter unse­res Ver­trau­ens, dem Steu­er­bü­ro Jens von Mach, erle­di­gen. Dabei ver­zich­ten wir auf das Kopie­ren und Ver­sen­den von Rech­nun­gen – alles läuft digi­tal über DATEV Unter­neh­men Online.

Buchhaltung digitalisieren: Eingesetzte Hardware & Software

Wir set­zen auf Apple Mac­Books in Kom­bi­na­ti­on mit einem Doku­men­ten­scan­ner, kon­kret den Fuji­tsu ScanS­nap. Als Doku­men­ten­ma­nage­ment-Soft­ware nut­zen wir Devon­think, um alle Doku­men­te – ein­schließ­lich Rech­nun­gen und Bele­ge – zu archi­vie­ren. Dies ermög­licht uns, elek­tro­ni­sche Kopien zu behal­ten und Rech­nun­gen zen­tral zu sam­meln. Grund­sätz­lich ist dies nicht zwin­gend erfor­der­lich, da Rech­nun­gen auch direkt per E‑Mail an DATEV Unter­neh­men Online gesen­det oder hoch­ge­la­den wer­den kön­nen. Unse­re Aus­gangs­rech­nun­gen erstel­len wir über ein selbst­ent­wi­ckel­tes Mini-CRM auf Basis von Nin­ox.

Erfassen von Rechnungen

Rech­nun­gen errei­chen uns auf ver­schie­de­nen Wegen – die meis­ten mitt­ler­wei­le elek­tro­nisch per E‑Mail. Die­se wer­den geprüft und über die “Teilen”-Funktion in Devon­think archi­viert. Ein­ge­hen­de Papier­be­le­ge wer­den mit dem Doku­men­ten­scan­ner digi­ta­li­siert. Tank- und ande­re Quit­tun­gen scan­nen wir per iPho­ne und über­tra­gen sie eben­falls in Devon­think. Alle Rech­nun­gen wer­den in einer struk­tu­rier­ten Daten­bank erfasst.

Von Devonthink zum Steuerberater über DATEV Unternehmen Online

Jeden Frei­tag über­tra­gen wir alle Rech­nun­gen von Devon­think nach DATEV Unter­neh­men Online. Dies geschieht per Drag-and-Drop in das Brow­ser­fens­ter. In Devon­think mar­kie­ren wir die hoch­ge­la­de­nen Bele­ge als bear­bei­tet, um Mehr­fach­über­tra­gun­gen zu ver­mei­den.

Den wei­te­ren Pro­zess über­nimmt unser Steu­er­be­ra­ter. Ein gro­ßer Vor­teil: Wir haben unser Fir­men­kon­to mit DATEV Unter­neh­men Online ver­bun­den und ord­nen Zah­lun­gen den jewei­li­gen Rech­nun­gen zu. So behal­ten wir den Über­blick über offe­ne Pos­ten und Zah­lungs­ein­gän­ge.

Vorteile der digitalen Buchhaltung mit DATEV Unternehmen Online

1. Zeit­er­spar­nis und Effi­zi­enz­stei­ge­rung

Papier­cha­os gehört der Ver­gan­gen­heit an. Bele­ge wer­den ein­fach ein­ge­scannt oder per App hoch­ge­la­den. Der manu­el­le Auf­wand wird dras­tisch redu­ziert.

2. Opti­mier­te Zusam­men­ar­beit mit dem Steu­er­be­ra­ter

Mit DATEV Unter­neh­men Online haben Steu­er­be­ra­ter direk­ten Zugriff auf die rele­van­ten Daten – ohne zeit­auf­wen­di­ge Beleg­über­ga­be per Post oder E‑Mail.

3. Auto­ma­ti­sche Beleg­erken­nung und Zuord­nung

Die Soft­ware erkennt Bele­ge auto­ma­tisch und ord­net sie den rich­ti­gen Buchungs­kon­ten zu, was Feh­ler mini­miert und Pro­zes­se beschleu­nigt.

4. Höhe­re Daten­si­cher­heit und Com­pli­ance

Papier­be­le­ge kön­nen ver­lo­ren gehen, digi­ta­le Doku­men­te sind hin­ge­gen sicher archi­viert und revi­si­ons­si­cher gespei­chert. DATEV erfüllt höchs­te Sicher­heits­stan­dards.

5. Orts­un­ab­hän­gi­ger Zugriff

Ob im Büro, Home­of­fice oder unter­wegs – mit DATEV Unter­neh­men Online sind Buch­hal­tungs­da­ten jeder­zeit abruf­bar.

6. Inte­gra­ti­on mit ande­ren Sys­te­men

DATEV Unter­neh­men Online kann mit ERP-Sys­te­men und ande­ren Buch­hal­tungs­lö­sun­gen ver­knüpft wer­den, um Work­flows zu opti­mie­ren.

7. Auto­ma­ti­sier­te Rech­nungs­stel­lung und Zah­lungs­über­wa­chung

Rech­nun­gen las­sen sich ein­fach gene­rie­ren, offe­ne Pos­ten über­wa­chen und Mah­nun­gen auto­ma­tisch ver­sen­den.

8. Kos­ten­er­spar­nis und Umwelt­freund­lich­keit

Die Digi­ta­li­sie­rung spart Papier, Druck- und Ver­sand­kos­ten und schont gleich­zei­tig die Umwelt.

Zusätzliche Funktionen von DATEV Unternehmen Online

Bele­ge digi­tal erfas­sen und archi­vie­ren: Rech­nun­gen las­sen sich per App oder Scan hoch­la­den und sicher spei­chern.

Rech­nun­gen online bezah­len: Zah­lungs­in­for­ma­tio­nen wer­den auto­ma­tisch über­nom­men, um Feh­ler zu ver­mei­den.

Per­so­nalab­rech­nung ver­wal­ten: Neben der Finanz­buch­hal­tung las­sen sich auch Lohn­ab­rech­nun­gen ein­fach ver­wal­ten.

Auto­ma­ti­sche Updates und hohe Sicher­heits­stan­dards: Die Soft­ware ent­spricht stets aktu­el­len gesetz­li­chen Vor­ga­ben und bie­tet höchs­te Daten­si­cher­heit.

Fazit: Die Zukunft der Buchhaltung ist digital

Die Digi­ta­li­sie­rung der Buch­hal­tung ist kein Trend, son­dern eine Not­wen­dig­keit für Unter­neh­men, die effi­zi­ent arbei­ten und wett­be­werbs­fä­hig blei­ben möch­ten. Mit DATEV Unter­neh­men Online pro­fi­tie­ren Unter­neh­men von einer moder­nen, siche­ren und zeit­spa­ren­den Lösung, die eine naht­lo­se Zusam­men­ar­beit mit dem Steu­er­be­ra­ter ermög­licht. Wer sei­ne Buch­hal­tungs­pro­zes­se opti­mie­ren, Zeit und Kos­ten spa­ren und gleich­zei­tig den admi­nis­tra­ti­ven Auf­wand mini­mie­ren möch­te, soll­te sich für eine digi­ta­le Lösung ent­schei­den.

Sie wol­len wis­sen, wie Ihr per­fek­ter digi­ta­ler Work­flow aus­se­hen könn­te? Ob DATEV Unter­neh­men Online das rich­ti­ge Tool für Sie ist? Oder wel­che alter­na­ti­ven Ansät­ze für Sie infra­ge kom­men? Kon­tak­tie­ren Sie uns für eine unver­bind­li­che Bera­tung!