Buchhaltung digitalisieren für Selbständige, Freiberufler sowie kleine Unternehmen (KMU) – ist mittlerweile ein immer wiederkehrendes Thema. Es gibt zahlreiche Apps und Tools, um die Buchhaltung effizient zu gestalten, darunter Lösungen wie SevDesk, WISO Buchhaltungssoftware, LexOffice und papierkram.de. Doch welche Lösung ist die richtige?
Unser unternehmerischer Ansatz ist einfach: Konzentration auf das Kerngeschäft. Dies empfehlen wir auch unseren Kunden. Nutzen Sie Ihre Zeit und Ressourcen für die Dinge, die Ihr Business tatsächlich voranbringen und Umsatz generieren. Delegieren oder outsourcen Sie alles, was nicht dazu beiträgt. Dazu gehört auch, sofern Sie kein Steuerberater oder Buchhalter sind: Minimieren Sie den Zeitaufwand für Ihre Buchhaltung.
Einige mögen einwenden, dass die Buchhaltung ein sensibler Bereich ist – das sehen wir genauso. Deshalb kommen für uns anonyme Services wie z. B. das Konto bei Kontist nicht in Frage. Wir lassen unsere Buchhaltung von einem Steuerberater unseres Vertrauens, dem Steuerbüro Jens von Mach, erledigen. Dabei verzichten wir auf das Kopieren und Versenden von Rechnungen – alles läuft digital über DATEV Unternehmen Online.
Buchhaltung digitalisieren: Eingesetzte Hardware & Software
Wir setzen auf Apple MacBooks in Kombination mit einem Dokumentenscanner, konkret den Fujitsu ScanSnap. Als Dokumentenmanagement-Software nutzen wir Devonthink, um alle Dokumente – einschließlich Rechnungen und Belege – zu archivieren. Dies ermöglicht uns, elektronische Kopien zu behalten und Rechnungen zentral zu sammeln. Grundsätzlich ist dies nicht zwingend erforderlich, da Rechnungen auch direkt per E-Mail an DATEV Unternehmen Online gesendet oder hochgeladen werden können. Unsere Ausgangsrechnungen erstellen wir über ein selbstentwickeltes Mini-CRM auf Basis von Ninox.
Erfassen von Rechnungen
Rechnungen erreichen uns auf verschiedenen Wegen – die meisten mittlerweile elektronisch per E-Mail. Diese werden geprüft und über die „Teilen“-Funktion in Devonthink archiviert. Eingehende Papierbelege werden mit dem Dokumentenscanner digitalisiert. Tank- und andere Quittungen scannen wir per iPhone und übertragen sie ebenfalls in Devonthink. Alle Rechnungen werden in einer strukturierten Datenbank erfasst.
Von Devonthink zum Steuerberater über DATEV Unternehmen Online
Jeden Freitag übertragen wir alle Rechnungen von Devonthink nach DATEV Unternehmen Online. Dies geschieht per Drag-and-Drop in das Browserfenster. In Devonthink markieren wir die hochgeladenen Belege als bearbeitet, um Mehrfachübertragungen zu vermeiden.
Den weiteren Prozess übernimmt unser Steuerberater. Ein großer Vorteil: Wir haben unser Firmenkonto mit DATEV Unternehmen Online verbunden und ordnen Zahlungen den jeweiligen Rechnungen zu. So behalten wir den Überblick über offene Posten und Zahlungseingänge.
Vorteile der digitalen Buchhaltung mit DATEV Unternehmen Online
1. Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Papierchaos gehört der Vergangenheit an. Belege werden einfach eingescannt oder per App hochgeladen. Der manuelle Aufwand wird drastisch reduziert.
2. Optimierte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Mit DATEV Unternehmen Online haben Steuerberater direkten Zugriff auf die relevanten Daten – ohne zeitaufwendige Belegübergabe per Post oder E-Mail.
3. Automatische Belegerkennung und Zuordnung
Die Software erkennt Belege automatisch und ordnet sie den richtigen Buchungskonten zu, was Fehler minimiert und Prozesse beschleunigt.
4. Höhere Datensicherheit und Compliance
Papierbelege können verloren gehen, digitale Dokumente sind hingegen sicher archiviert und revisionssicher gespeichert. DATEV erfüllt höchste Sicherheitsstandards.
5. Ortsunabhängiger Zugriff
Ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs – mit DATEV Unternehmen Online sind Buchhaltungsdaten jederzeit abrufbar.
6. Integration mit anderen Systemen
DATEV Unternehmen Online kann mit ERP-Systemen und anderen Buchhaltungslösungen verknüpft werden, um Workflows zu optimieren.
7. Automatisierte Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung
Rechnungen lassen sich einfach generieren, offene Posten überwachen und Mahnungen automatisch versenden.
8. Kostenersparnis und Umweltfreundlichkeit
Die Digitalisierung spart Papier, Druck- und Versandkosten und schont gleichzeitig die Umwelt.
Zusätzliche Funktionen von DATEV Unternehmen Online
Belege digital erfassen und archivieren: Rechnungen lassen sich per App oder Scan hochladen und sicher speichern.
Rechnungen online bezahlen: Zahlungsinformationen werden automatisch übernommen, um Fehler zu vermeiden.
Personalabrechnung verwalten: Neben der Finanzbuchhaltung lassen sich auch Lohnabrechnungen einfach verwalten.
Automatische Updates und hohe Sicherheitsstandards: Die Software entspricht stets aktuellen gesetzlichen Vorgaben und bietet höchste Datensicherheit.
Fazit: Die Zukunft der Buchhaltung ist digital
Die Digitalisierung der Buchhaltung ist kein Trend, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die effizient arbeiten und wettbewerbsfähig bleiben möchten. Mit DATEV Unternehmen Online profitieren Unternehmen von einer modernen, sicheren und zeitsparenden Lösung, die eine nahtlose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ermöglicht. Wer seine Buchhaltungsprozesse optimieren, Zeit und Kosten sparen und gleichzeitig den administrativen Aufwand minimieren möchte, sollte sich für eine digitale Lösung entscheiden.
Sie wollen wissen, wie Ihr perfekter digitaler Workflow aussehen könnte? Ob DATEV Unternehmen Online das richtige Tool für Sie ist? Oder welche alternativen Ansätze für Sie infrage kommen? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!
