Event­manage­ment System InvitePeople.

Event­­manage­­ment System von InvitePeople für den 74. LVT

Der jährliche Landes­verbands­tag des Landesinnungs­­verbandes des Dach­decker­­hand­werks Niedersachsen und Bremen ist ein bedeutendes Ereignis, das nicht nur als zentrale Informations­veranstaltung dient, sondern auch den Austausch innerhalb der Branche fördert. Mit steigenden Anforderungen an die Organisation und Durchführung suchte der Verband nach einem modernen Event­management-System, das die Planung, Umsetzung und Teilnehmer­kommunikation effizient unterstützt.

Die digitalagentur38 übernahm die Aufgabe, ein geeignetes System zu evaluieren, den Entscheidungs­prozess zu begleiten und den Verband bei der Implementierung sowie der ersten Anwendung des Systems zu unterstützen. Die Wahl fiel auf InvitePeople, dem Eventmanagement System der Schwedischen Firma Matchmeeting AB, das die Anforderungen des Landes­verbands­tages bestmöglich erfüllt.

Ausgangs­lage: Anforderungen und Heraus­­forderungen

Die Organisation des Landes­verbands­­tages stellte den Verband vor eine Reihe von Heraus­forderungen:

• Teilnehmermanagement: Die Verwaltung von Anmeldungen, Teilnehmerlisten und Rückmeldungen wurde zwar bereits mit einem anderen Eventmanagement System durchgeführt, war mit diesem trotzdem zeitaufwändig, recht kompliziert und es konnten nicht alle Anforderungen des LIV umgesetzt werden.
• Kommunikation: Ein neues System sollte dies ändern und darüber hinaus die Kommunikation mit den Teilnehmern erleichtern und die Akzeptanz bei den Mitgliedern erhöhen.
• Variabilität: Es sollte möglich sein, alle Anforderungen zu erfüllen. Diese ändern sich jedoch auch jedes Jahr. Das neue System musste flexibel genug sein, um unterschiedliche Veranstaltungs­formate und Anforderungen abzubilden.

Als Digitalagentur war es unsere Aufgabe, diese Anforderungen genau zu analysieren und eine Lösung zu finden, die sowohl die Planung als auch die Umsetzung des Verbandstages zukunftssicher ermöglicht.

Evaluation und Auswahl des Systems

1. Analyse der Ausgangslage:

Wir haben uns intensiv mit den bisherigen Prozessen und Herausforderungen des Landesverbandstages auseinandergesetzt. Dazu gehörte die Analyse der Teilnehmerverwaltung, der Kommunikationswege und der organisatorischen Abläufe.

2. Marktrecherche und Anbieterbewertung:

• Teilnahme an Veranstaltungen und Messen, um Eventmanagement-Systeme live zu erleben.
• Direkte Gespräche mit Anbietern, um die Funktionalitäten und Anpassungsfähigkeit der Systeme zu beurteilen.
• Bewertung der Systeme anhand der Anforderungen des Landesinnungsverbandes.

3. Handlungsempfehlung:

Nach sorgfältiger Evaluation verschiedener Systeme sprachen wir unsere Empfehlung für InvitePeople aus. Dieses Tool überzeugte durch:

• Umfassendes Teilnehmermanagement: Von der Anmeldung bis zur Nachbereitung ist alles digital und zentral gesteuert.
• Flexible Anpassungsmöglichkeiten: Das System passt sich unterschiedlichen Veranstaltungsanforderungen an.
• Einfache Bedienbarkeit: Sowohl für die Veranstaltungsorganisatoren als auch für die Teilnehmer.

Implementierung und Unterstützung

Nach der Entscheidung für InvitePeople unterstützten wir den Verband bei der Implementierung des Systems. Dabei lag der Fokus darauf, das System optimal auf die Bedürfnisse des Landesverbandstages abzustimmen:

• Systemeinrichtung: Anpassung der Funktionen, um die spezifischen Anforderungen des Verbandstages abzubilden.
• Design: Entwurf und Umsetzung des Designs der Registrierungsseite sowie der Eventseite
• Anpassungen: Anpassung des Systems während des Betriebs an sich ändernde Parameter

Umsetzung des Landes­verbands­tages 2024

Der erste Einsatz von InvitePeople fand beim Landesverbandstag 2024 statt. Mit dem neuen System konnte der Verband eine Veranstaltung organisieren, die nicht nur professionell, sondern auch deutlich effizienter als bisher ablief:

• Automatisierte Prozesse: Anmeldungen, Teilnehmerverwaltung und die Kommunikation mit den Teilnehmern liefen weitestgehend digital und ohne Komplikationen.
• Digitale Agenda: Teilnehmer konnten das Programm direkt über das System einsehen und sich darüber für einzelne Programmpunkte anmelden.
• Feedback und Auswertung: Die Auswertung der Veranstaltung wurde durch integrierte Feedback-Tools erleichtert, was wertvolle Erkenntnisse für künftige Verbandstage lieferte.

Warum InvitePeople?

InvitePeople hat sich als sehr gute Lösung für den Landesverbandstag erwiesen. Die Vorteile des Systems auf einen Blick:

• Effizientes Teilnehmermanagement: Alle Daten zentral verwaltet und jederzeit abrufbar.
• Flexibilität: Anpassbar an die Bedürfnisse des Verbandes und zukünftiger Veranstaltungen.
• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den organisatorischen Aufwand erheblich.
• Verbesserte Teilnehmererfahrung: Eine klare, digitale Kommunikation und ein einfach zugängliches System tragen zu einem positiven Erlebnis bei.

Fazit: Eine gute Wahl

Der Einsatz von InvitePeople hat den Landesinnungs­­verband des Dachdecker­handwerks Nieder­sachsen und Bremen in die Lage versetzt, den Landes­verbands­tag 2024 effizient und professionell zu organisieren. Von der ersten Evaluation bis zur erfolgreichen Umsetzung hat die digitalagentur38 den Prozess begleitet und einen wesentlichen Beitrag zur erfolg­reichen Einführung des neuen Event­­management-Systems geleistet.

InvitePeople wird auch in Zukunft eine zentrale Rolle bei der Organisation der Verbandstage spielen und dafür sorgen, dass der Verband organisatorisch auf höchstem Niveau agiert.